openbravo import data

initial data load / import data

this openbravo tutorial will show you how to perform initial data load. this activities will involve lot of import things into Openbravo ERP. this tutorial have been designed to be sorted into right direction, so you will not face any dependency issue during import data into Openbravo ERP.

import business partner

untuk import business partner, master data berikut ini harus sudah ada di openbravo:

  1. business partner category, berikut dengan seting akuntansi-nya
  2. payment method

template import dapat di-downlaod disini.
langkah yang dilakukan untuk import business partner adalah:

  1. isi template sesuai data master business partner
  2. pastikan CSV tidak mengalami penambahan/pergeseran/penghapusan jumlah kolom. pastikan kolom dalam CSV dipisahkan dengan tanda semicolon (;)
  3. upload CSV menggunakan form import file loader, centang checkbox header first line, dan jangan lupa pakai format import business partner. klik OK untuk preview.
  4. buka window import business partner, pilih salah 1 record, klik proses import, maka semua record yang belum diimport akan diimport semua, tidak ada hanya 1 yang tadi dipilih.
  5. buka window business partner, perhatikan sekarang sudah ada master business partner baru.

import product

untuk import product, master data berikut ini harus sudah ada di openbravo:

  1. product category, berikut dengan seting akuntansi-nya
  2. unit of measure

template import dapat di-downlaod disini.
langkah yang dilakukan untuk import product adalah

  1. isi template sesuai data master product
  2. pastikan CSV tidak mengalami penambahan/pergeseran/penghapusan jumlah kolom. pastikan kolom dalam CSV dipisahkan dengan tanda semicolon (;)
  3. upload CSV menggunakan form import file loader, centang checkbox header first line, dan jangan lupa pakai format import product. klik OK untuk preview.
  4. buka window import product, pilih salah 1 record, klik proses import, maka semua record yang belum diimport akan diimport semua, tidak ada hanya 1 yang tadi dipilih.
  5. buka window product, perhatikan sekarang sudah ada master product baru.

import invoice

untuk import sales/purchase, master data berikut ini harus sudah ada di openbravo:

  1. business partner
  2. product
  3. price lists yang memiliki currency yang sama dengan sales/purchase invoice yang akan di-import

tujuan dari import invoice adalah: saat go live, semua/sebagian customer/supplier memiliki saldo piutang/hutang (AR/AP), sedangkan di openbravo masih kosong. import invoice akan membuat customer/supplier memiliki saldo piutang/hutang sesuai dengan saldo AR/AP sebelum go live.

template import dapat di-downlaod disini.
langkah yang dilakukan untuk import invoice adalah

  1. isi template sesuai data invoice yang akan diimport (atau sesuai dengan saldo AR/AP jika import ini untuk tujuan pembukaan saldo awal)
  2. pastikan CSV tidak mengalami penambahan/pergeseran/penghapusan jumlah kolom. pastikan kolom dalam CSV dipisahkan dengan tanda semicolon (;)
  3. upload CSV menggunakan form import file loader, centang checkbox header first line, dan jangan lupa pakai format import invoice. klik OK untuk preview.
  4. buka window import invoice, pilih salah 1 record, klik proses import, maka semua record yang belum diimport akan diimport semua, tidak ada hanya 1 yang tadi dipilih.
  5. buka sales invoice, perhatikan sekarang sudah sales invoice baru dalam status draft.
  6. silahkan evaluasi invoice yang sudah diimport, lakukan proses complete sehingga document status berubah menjadi completed, dan selanjutnya akan terbentuk jurnal atas sales invoice tersebut.

catatan:

  1. untuk import purchase invoice, cara-nya sama dengan diatas, tapi kolom This is sales invoice diisi dengan N.
  2. di dalam file CSV, jika ada 2 baris atau lebih yang nomor invoice-nya sama, akan dijadikan 1 header.

import HPP (alias product costing alias harga pokok penjualan)

untuk import HPP, master data berikut ini harus sudah ada di openbravo: product

asumsi yang digunakan: inventory valuation yang digunakan adalah moving average costing.

tujuan dari import HPP adalah: saat go live, pasti ada transaksi yang melibatkan pergerakan barang. transaksi tersebut tidak bisa dijurnal kalau tidak memiliki riwayat HPP. import HPP membuat openbravo memiliki riwayat HPP per produk, masing-masing 1 riwayat untuk setiap produk, sesuai dengan kondisi HPP terakhir sebelum go live.

template import dapat di-downlaod disini.
langkah yang dilakukan untuk import HPP adalah

  1. isi template sesuai data HPP terakhir sebelum go live (import HPP dilakukan hanya 1x, saat pembukaan saldo awal pada saat go live).
  2. pastikan CSV tidak mengalami penambahan/pergeseran/penghapusan jumlah kolom. pastikan kolom dalam CSV dipisahkan dengan tanda semicolon (;)
  3. upload CSV menggunakan form import file loader, centang checkbox header first line, dan jangan lupa pakai format import product cost. klik OK untuk preview.
  4. buka window import product cost, pilih salah 1 record, klik proses import, maka semua record yang belum diimport akan diimport semua, tidak ada hanya 1 yang tadi dipilih.
  5. buka product || cost, perhatikan sekarang sudah riwayat costing baru.

import inventory

untuk import inventory, master data berikut ini harus sudah ada di openbravo:

  1. product
  2. HPP (product costing)

tujuan dari import inventory adalah: saat go live, sudah pasti ada sisa persediaan, namun di openbravo masih kosong. dengan import inventory, maka saldo persediaan akan sama persis dengan kondisi aktual.

template import dapat di-downlaod disini.
langkah yang dilakukan untuk import HPP adalah

  1. isi template sesuai data HPP terakhir sebelum go live (import HPP dilakukan hanya 1x, saat pembukaan saldo awal pada saat go live).
  2. pastikan CSV tidak mengalami penambahan/pergeseran/penghapusan jumlah kolom. pastikan kolom dalam CSV dipisahkan dengan tanda semicolon (;)
  3. upload CSV menggunakan form import file loader, centang checkbox header first line, dan jangan lupa pakai format inventory. klik OK untuk preview.
  4. buka window import inventory, pilih salah 1 record, klik proses import, maka semua record yang belum diimport akan diimport semua, tidak ada hanya 1 yang tadi dipilih.
  5. buka window physical inventory, perhatikan sekarang sudah 1 header physical inventory dengan 6 lines.

import G/L Journal

tujuan dari import G/L journal adalah: saat go live, sudah pasti ada saldo akun-akun (sesuai neraca percobaan/trial balance). import G/L journal merupakan salah satu cara mengisi saldo akun-akun sesuai trial balance sebelum go live. pastikan tidak ada akun yang memiliki sub-ledger yang terlibat dalam import G/L journal ini, karena memang akun dengan sub-ledger tidak boleh dilakukan jurnal memorial.

template import dapat di-downlaod disini. langkah yang dilakukan untuk import HPP adalah

  1. isi template sesuai data trial balance terakhir sebelum go live (import G/L journal dilakukan hanya 1x, saat pembukaan saldo awal pada saat go live).
  2. pastikan CSV tidak mengalami penambahan/pergeseran/penghapusan jumlah kolom. pastikan kolom dalam CSV dipisahkan dengan tanda semicolon (;).
  3. upload CSV menggunakan form import file loader, centang checkbox header first line, dan jangan lupa pakai format import G/L journal. klik OK untuk preview.
  4. buka window import G/L journal, pilih salah 1 record, klik proses import, maka semua record yang belum diimport akan diimport semua, tidak ada hanya 1 yang tadi dipilih.
  5. buka window G/L Journal, perhatikan sekarang sudah 1 batch G/L Journal, 1 header G/L Journal, dan 6 G/L Journal lines.
Advertisements

One thought on “initial data load / import data

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s