Membuat accounting file openbravo

Tutorial openbravo kaki ini membahas tentang bagaimana membuat Accounting file alias CoA (chart of accounts) di openbravo. Wiki openbravo sudah membahas dengan baik mengenai topik ini, dan tulisan ini akan berbagi pengalaman saya dalam menerapkan wiki tersebut, dan apa saja Best practices yang layak anda ketahui.

Pertama sekali, anda perlu download accounting test, yaitu file excel yang digunakan untuk menguji apakah CoA anda sudah benar. Kalau sudah benar maka siap diupload ke openbravo.

Buka file accounting test tersebut, lalu buka sheet kedua. Disana ada header, yaitu kolom pertama, yang menunjukkan kolom apa saja yang harus anda miliki dalam Accounting file yang akan kita buat. Copy row pertama ini ke dalam Excel baru, sehingga menjadi template coa openbravo.

Langkah berikutnya adalah mengkonversi coa anda yang sudah ada, sehingga memiliki kolom kolom yang sama dengan template coa openbravo. Sekarang, saya akan jelaskan satu per satu apa saja kolom kolom nya,  dan Best practices untuk mengisinya.

saya sudah menyiapkan excel coa ini yang sudah jadi sebagai acuan belajar anda. silahkan downlaod disini.

Search key

Berisi kode coa. Kode coa ini sebenarnya kata/kalimat, bukan angka. Namun banyak diantara kita yang korea coa nya berupa angka, atau susunan angka angka, maka itu tetap bisa diterapkan.

Best practices 1: berapa digit kode coa yang diterapkan di openbravo? 40 digit. Bagaimaba cara nya memastikan tidak ada coa dengan kode lebih dari 40 digit? Buatkan kolom baru di kanan kode coa, lalu isi dengan formula untuk length kolom sebelah kiri nya. Lalu filter kolom ini dengan panjang > 40.

Best practices 2: buatlah kode coa yang memiliki ruang untuk penambahan coa coa baru dikemudian hari. Mengapa? Begini ceritanya: Setelah proses Upload coa, di kemudian hari anda juga bisa membuat coa tambahan langsung dari openbravo, dan coa tambahan ini, oleh openbravo langsung otomatis dicarikan induk coa, yang menurut openbravo adalah induk yang paling pas. Jadi, dalam membuat kode coa, buatlah kode coa yang memiliki pola, sebab pola ini yang akan dipakai oleh openbravo untuk menentukan induk coa bagi coa yang baru masuk. Misalnya anda mendefinisikan kode coa untuk petty cash dengan 1.10.10.10 lalu kode coa Petty Cash Head Office Cashier 1 IDR dengan 1.10.10.10.01, maka ketika anda memasukkan Petty Cash Head Office Cashier 1 USD dengan kode 1.10.10.10.02, maka openbravo langsung meletakkan kas kecil 2 ini dibawah petty cash (menginduk ke 1.10.10.10), 1 level denganPetty Cash Head Office Cashier 1 IDR (10.10.10.10.01). Kode coa petty cash ini adalah contoh yang baik, sebab ada ruang sebanyak 99 coa hanya untuk petty cash saja. Sebab petty cash bisa dimasukkan dengan kode 1.10.10.10.01 sampai dengan 1.10.10.10.99.

Best practices 3: kode coa tidak boleh kembar. Bagaimana cara menguji master coa kita di Excel, sehingga bisa dipastikan tidak ada yang kembar? Pertama copy paste seluruh isi kolom  kode coa ke excel/sheet baru, lalu urut kan secara ascending. Tambahkan 1 kolom di kanan kolom kode coa, berikan nama misalnya kembar. Di kolom kembar ini, pada coa baris pertama berikan angka 0. Sedangkan baris 2 diberi formula if(A3<>A2, 0,1) yang artinya, jika coa di bawah tidak sama dengan coa diatas nya, maka nilai kolom kembar adalah 0, jika tidak maka nilai kolom kembar adalah 1. Berikutnya filter kolom kembar, cari baris yang nilai kembar ini adalah 1. Coa dengan nilai kolom kembar=1 adalah coa yang kembar. 

Name

Berisi mama coa. Nama coa boleh kembar, dengan panjang maksimum 60. Untuk memastikan tidak ada coa dengan nama lebih dari 60 karakter, gunakan teknik yang sama dengan yang saya jelas di bagian search key (kode coa).

Description

Berisi penjelasan apa saja yang kasus yang dapat menjurnal ke akun ini. Panjang maksimum adalah 255 karakter. Untuk memastikan tidak ada description dengan panjang lebih dari 255, gunakan teknik yang sama dnegan yang saya jelaskna di bagian search key (kode coa).

Account type

Berisi tipe coa yang terdiri dari 5 opsi : Asset, Liability, Owner’s equity, Revenue, Expense, dan Memo. Bagi anda yang sudah terbiasa dengan akuntansi mungkin sudah tidak asing lagi dengan 4 tipe akun yang pertama, tapi masih bingung dengan tipe aset memo. Memo dipakai jika ada akun, yang tidak termasuk dalam 4 tipe akun yang pertama tadi. Contohnya : default account (akun tampung an, yang tidak masuk baik neraca atau laba rugi, yang nilai nya harus nol. Contoh penggunaan akun ini akan dijelaskan kemudian) , suspense balancing error (akun tampungan yang dipakai openbravo jika ada logika jurnal yang tidak balance, sehingga kalau akun ini ada isi nya, maka harus dicari tahu dokumen apa yang membuat jurnal ke akun ini, dan segera diperbaiki) , dll. 

Account sign

Berisi tanda debet atau kredit pada sebuah account. Ini sudah ada pakem nya, yaitu: asset dan expenses selalu di debet, sedangkan liability owner equity dan revenue selalu di kredit. 

Account level

kita lewati dulu kolom Document, Summary Level, Default, dan Parent. kita langsung ke kolom Account Level, kolom-kolom itu akan dibahas kemudian.

Ada 4 urutan level di openbravo : heading, breakdown, account, dan subaccount. Urutan ini beda dengan di wiki, dan wiki yang salah. Sebab wiki itu urutan nya sesuai abjad, sedangkan urutan yang tadi saya kemukakan adalah urutan yang memang sesuai dengan logika openbravo.

Heading disimbolkan dengan E. Breakdown disimbolkan dengan D. Account disimbolkan dengan C. Dan subaccount disimbolkan dengan S. Pada kolom account level ini, yang ditulis adalah simbol nya saja.

Best practices 1: inilah semua account yang paling ujung atas (root) dengan account level E. Isi semua akun yang paling bawah dengan Accounting level S. Semua akun yang memiliki anak dengan level S (yaitu akun yang persis 1 tingkat diatas akun level S), diisi dengan account level C. Sisa nya disini dengan Accounting level D.

Document 
Cara mengisi nya jelas: (1) semua account dengan account level S diisi dengan Y. (2) lainnya diisi N.

Summary level 
Cara ngisi nya jelas : (1) semua account dengan level S diisi N. (2) selain itu diisi Y

Parent 

Berisi kode coa yang menjadi induk dari coa ini. Berikut cara mengisi akun coa yang paling cepat dan sederhana :

  1. buatlah Excel menjadi group group seperti gambar dibawah ini.
  2. akun root, biarkan cell untuk parent ini tetap kosong.
  3. jika akun ini merupakan akun yang tepat 1 baris dibawah induk, maka misalnya ini baris ke 27, maka formula nya adalah =A26. Ulangi untuk semua akun yang memiliki karakter yang sama (tepat 1 baris dibawah induk).
  4. jika akun ini merupakan akun yang tepat 2 baris dibawah induk, atau lebih, maka misalnya ini baris 28 kolom G, maka formula nya adalah =G27. Copy paste cell G28 ke semua cell yang karakter nya sama (tepat 2 baris atau lebih dibawah induk) 

Jika 4 langkah diatas sudah selesai, dan sudah diulang untuk cell yang karakter nya sama, maka kolom parent ini sudah selesai. 

Default 

Berisi akun akun yang dipakai sebagai seting default. Saya beri contoh, kita set akun customer receivable ke 10.20.01.maka, jika ada master data customer yang baru masuk, maka kode akun Customer receivable untuk customer baru ini adalah 10.20.01, yang kalau memang tidak cocok, barulah diganti. Inilah gunanya akun default, kalau memang tidak perlu diganti, maka tidak perlu input data lagi, sebab openbravo sudah menginput seting itu sesuai akun default itu. 

Best practices 1: jika coa anda ada yang tidak cocok dengan akun default yang disyaratkan openbravo, (misal nya akun suspense error) maka buatlah akun baru, dengan tipe memo, yang namanya sesuai nama default account ini. Kedepan, jangan masukkan akun akun ini di laba rugi maupun neraca. Untuk pengujian, sering sering lah melihat akun ini di trial balance, jika ada isi nya, maka anda bisa menelusuri dari mana, atau dokumen mana, yang menjurnal kesini, dan bisa segera dibereskan. 


Special note untuk neracaBuatlah akun khusus, yang menjadi induk akun neraca. Biasanya saya beri kode 10. Dan kode 10 ini menjadi induk akun 10.00.00 (asset) 20.00.00 (liability), dan 30.00.00 (owner equity). Selain itu saya juga membuat akun dengan kode 20 dengan nama hutang dan modal, yang merupakan induk dari akun 20.00.00 dan 30.00.00, mengapa? Sebab dalam neraca, akun hutang dan modal akan di Jumlah kan, dan hasil nya harus cocok dengan total akun asset.

Special note untuk laba rugi Buatlah akun khusus yang menjadi induk dari semua akun laba rugi, misalnya akun 40.nanti akun ini akan menjadi induk dari akun revenue 40.00.00, expense – hpp 50.00.00, operating expenses 60.00.00, other expenses (income) 70.00.00 dan tax (80.00.00)

 

langkah terakhir, konversi excel coa anda dalam format CSV, dengan field separator berupa koma (,). atau download disini untuk melihat versi saya sebagai acuan belajar.

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s