import opening balance entries untuk hutang/piutang di openbravo

tutorial ini akan berbagi tentang cara import saldo awal hutang/piutag pada tiap-tiap business partner (customer, supplier, employee, etc) di Openbravo.

sebelum menjalankan import hutang/piutang ini, di openbravo sudah harus ada hal-hal berikut ini:

  1. harus ada document type AR invoice yang dilengkapi dengan document sequence
  2. harus ada document type AP invoiceyang dilengkapi dengan document sequence
  3. untuk import AR invoice (piutang), harus ada price list dengan checkbox sales price list yang sudah dicentang.
  4. untuk import AP invoice (piutang), harus ada price list dengan checkbox sales price list yang tidak dicentang.
  5. price list harus tersedia untuk tiap-tiap currency sebagaimana saldo AR/AP yang ada.
  6. harus ada payment term
  7. harus ada payment method
  8. harus ada tax rate dengan tax exempt = Y

jika hal-hal diatas sudah ada semua, maka jalankan langkah-langkah untuk import business partner balance:

  1. pastikan anda isi template import business partner balance yang bisa di download disini. template itu sudah berisi contoh data, yang bisa dihapus. semua kolom yang ada disana bertipe string (kalimat), kecuali kolom amount yang beisi angka. semua bisa diisi secara bebas, kecuali field-field berikut ini:
    1. BusinessPartnerSearchKey: diisi dengan kolom search key pada business partner. kolom ini memberitahu openbravo, business partner balance yang diimpor ini akan diletakkan ke business partner yang mana. jika ternyata ada kesalahan, misalnya karena typo, atau salah huruf besar/kecil, maka openbravo akan menggagalkan proses import.
    2. Planned Date: diisi dengan tanggal (as of date) saldo hutang/piutang. misalnya, go live openbravo tanggal 1 jan 2017, maka planned date bisa diisi dengan 31 des 2016. anda juga bisa mengisi 1 business partner dengan lebih dari 1 balance, misalnya anda tidak memasukkan secara global (gelondongan), tetapi dimasukkan per invoice yang outstanding. kalau cara ini yang digunakan maka planned date diisi dengan tanggal invoice sesuai dengan invoice yang outstanding tadi.
    3. GLItemName: diisi dengan nama GL item saldo awal.
    4. Receipt: diisi Y untuk piutang (AR), dan N kalau hutang (AP).
    5. CurrencyCode: diisi dengan ISO code pada currency tiap-tiap saldo AR/AP.
    6. Amount: diisi dengan nilai AR/AP sesuai currency yang digunakan.
  2. buka menu import file loader
  3. upload CSV nya dan pilih format file ke import business partner balance, klik header first line.
  4. klik OK untuk preview
  5. klik process untuk eksekusi proses import ke table sementara
  6. buka menu import business partner balance untuk melihat hasil import di table sementara
  7. klik salah satu record, terserah yang mana, sehingga di pojok kanan atas muncul tombol import business partner balance.
  8. klik tombol import business partner balance, tombol ini akan mencari semua record di window ini yang belum diimport (import process complete = N).
  9. hasil yang nampak jika proses import berhasil
  10. dalam contoh ini ada 7 record yang diimport dan semuanya saldo hutang (AP). oleh karena itu, untuk membuktikan kalau ini sudah sukses diimport adalah buka window purchase invoice. ada 7 record baru yang masuk, berikut dengan entiti lines, juga invoice ini sudah di-complete.
Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s