Mengurangi Resiko saat Tutup buku akhir tahun

Jika anda menggunakan ERP sebagai bagian dari accounting tools, maka tutup buku akhir tahun bukanlah mimpi buruk lagi. Artikel ini akan berbagi 5 hal yang harus diperhatikan selama proses tutup buku tersebut.

Empat hal sebelum tutup buku

1. carry over

pastikan semua biaya yang sudah bisa diakui, atau semua pendapatan yang sudah bisa diakui, dibukukan dahulu dengan cara di-accrue. hal-hal yang umum tertinggal misalnya biaya karyawan (reimbursement, medical claim, bonus yang masih harus dibayar, dll). tak lupa mengingatkan, sales invoice yang sudah bisa dikirim kepada customer, meski belum siap dikirim hard-copy-nya, kalau sudah bisa diakui, maka bukukanlah terlebih dahulu.

2. depresiasi aktiva tetap

umumnya proses pengakuan depresiasi aktiva tetap dijalankan secar batch di awal bulan. pastikan depresiasi bulan desember sudah dibukukan.

3. lihat trial balance, pastikan jumlah di kolom debet sama dengan di kolom kredit.

para pengguna InfiniteERP (powered by Openbravo ERP), sudah dimanjakan dengan trial balance yang selalu balance. perhatikan bottom line trial balcen berikut, memudahkan anda melihat neraca percobaan ini sudah balance atau belum.

4. pastikan semua akun memo sudah nol

para pengguna InfiniteERP (powered by Openbravo ERP), sudah dimanjakan dengan jurnal yang selalu balance. jadi pekerjaan mencari transaksi yang tidak balance sudah tidak ada lagi kalau pakai InfiniteERP. hal ini dijamin melalui sistem. contohnya, mana kala ada transaksi yang secara logika dipaksa tidak balance, maka selisih dari transaksi ini otomatis dimasukkan ke akun suspense balancing error, sehingga total debet-kedit jurnalnya menjadi balance. perhatikan trial balance berikut, kondisi total tetap balance, tapi muncul saldo di akun suspense balancing, dan ini petunjuk kalau ada masalah. Enak-kan, masalah nya sudah dilokalisir.

akun tampunagn seperti suspense balancing diatas, biasanya didefinisikan sebagai akun dengan tipe MEMO, ya karena tidak bisa masuk neraca, dan juga tidak bisa masuk laba-rugi. akun memo ini merupakan temporary account yang saldonya harusnya nol. jika akun-akun memo ini tidak nol, maka InfiniteERP mencegah proses tutup buku. anda akan mendapati error message: Selected Year not-balanced. Hal ini penting, sebab jika ada akun akun memo yang tidak nol, maka artinya ada transaksi yang salah, sehingga perlu diperbaiki. setelah diperbaiki, transaksi tadi perlu dijurnal ulang, dan hasilnya kalau sudah benar, maka tidak lagi melibatkan akun memo. transaksi-transaksi ini harus diperbaiki 1 demi 1, sampai habis, baru tutup buku bisa dilakukan. skenario ini menjamin anda menutup buku di akhir tahun, tanpa meninggalkan bom waktu yang suatu saat harus dikoreksi.

untungnya pakai InfiniteERP, secara sistemik InfiniteERP sudah melokalisir masalah ini, tinggal buka trial balance, dan filter akun memo. umumnya akun-akun ini kepala 9. setelah ditemukan, drilldown akun tersebut untuk mendapatkan T-account nya, di InfiniteERP ini dikenal sebagi general ledger report.

Proses tutup buku

1. tutup buku cukup sekali tekan tombol

untuk melakukan proses tutup buku, cukup klik tombol close year di window end year close.

seandainya anda mentup tahun fiskal 2016, maka setelah diklik dan proses dijalankan, akan terbentuk jurnal penutup untuk periode 2016, sekaligus terbentuk secara otomatis junal pembuka di 2017. perhatikan opening entries yang nampak pada gambar diatas, terdapat di tahun fiskal 2017. perhatikan pula gambar dibawah yang menunjukkan closing entries (jurnal penutup) yang terbentuk otomatis di 2016.

sehingga jika anda membuka neraca per 1 jan 2017, langsung ada isinya. dari mana? dari opening entries yang dihasilkan otomatis dari proses tutup buku 2016.

2. aduh ada yang salah? tidak apa-apa, batalkan saja tutup buku nya!

proses tutup buku bisa dibatalkan! ya benar, bisa dibatalkan. ketika dibatalkan, maka jurnal penutup 2016 akah dihapus, dan jurnal pembuka di 2017 akan dihapus. thats it! lalu bagaimana dengan transaksi di januari 2017 dan setelahnya? ya dia transaksi seperti biasa, tidak ada masalah. show must go on! sembari itu, anda bisa perbaiki apa-apa yang perlu diperbaiki di 2016. setelah itu tutup lagi bukunya, dan junal penutup 2016 dan jurnal pembuka 2017 langsung terbentuk dengan mengakomodir perbaikan di 2016 tadi. lalu bagaimana dengan neraca di tahun 2017? apa tidak terganggu? ya sudah pasti tidak, sebab itu otomatis mengikuti, terdiri dari jumlahan jurnal pembuka 2017 ditambah trasaksi reguler januari 2017 dan seterusnya.

3. standard Openbravo ERP tidak support jurnal penutup untuk fixed asset yang dilengkapi cost center

itu yang versi standard. kalau InfiniteERP, sudah di-enhance. dimana aset-aset yang dilengkapi dengan cost center, akan memiliki jurnal penutup 2016 dan jurnal pembuka 2017 yang sudah dilengkapi dengan cost center!

Perhatikan laporan diatas, kolom harga perolehan adalah akumulasi harga perolehan saat sampai dengan tahun 2016, yang tentu saja itu didapatkan dari opening entries di 2017. sedangkan penambahan/pengurang adalah pembelian/disposal aset-aset yang terjadinya di 2017. sehingga harga perolehan total adalah harga perolehan sampai dengan 2016 + (penambahan-pengurangan). Laporan diatas bisa muncul lantaran Openbravo ERP sudah di-enhance metode tutup bukunya, sehingga mendukung penggunaan cost center dalam opening/closing entries atas akun-akun yang melibatkan fixed asset.

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s